Teknologi

5 Langkah untuk Memberikan Umpan Balik Produktif

Memberi umpan balik kepada kolega dan karyawan Anda memberi mereka wawasan pengamat tentang bagaimana kinerja mereka berkembang, serta saran untuk menyelesaikan masalah apa pun. Tapi, untuk sejumlah orang, mendengar enam kata, "Bisakah saya memberi Anda umpan balik?" menghasilkan rasa takut dan kecemasan. Kata-kata melalui penerjemah di otak kita dan terdengar seperti, "Bisakah aku benar-benar meruntuhkanmu?" Dapat dirasakan bahwa orang yang memberikan umpan balik lebih unggul daripada orang yang menerimanya, menempatkan penerima pada pertahanan.

Sambil memberi dan menerima umpan balik bisa menjadi proses yang rumit, tidak ada yang meragukan nilainya dalam membantu mengidentifikasi masalah dan menyelesaikannya. Pemilik bisnis harus mengelola umpan balik dengan cara yang positif sehingga dapat melakukan apa yang seharusnya dilakukan: Membantu meningkatkan dan mengembangkan bisnis Anda.

Berikut ini lima tips yang dapat membantu Anda memberikan umpan balik yang produktif:

1. Buat keamanan. Percaya atau tidak, orang yang menerima umpan balik hanya menerapkan sekitar 30% dari waktu, menurut ahli saraf Columbia University, Kevin Ochsner, yang mengutip penelitian tersebut di NeuroLeadership Summit di Boston.Jika orang yang menerima umpan balik tidak merasa nyaman, ini dapat menyebabkan umpan balik pada akhirnya tidak produktif.

Jika Anda tidak memiliki hubungan sobat dengan kolega atau karyawan yang memungkinkan Anda mengatakan hampir apa pun satu sama lain, maka saya sarankan Anda menambahkan kesopanan dan keamanan ke dalam pendekatan umpan balik Anda. Jangan kejam. Umpan balik Anda biasanya tidak akan produktif jika difokuskan untuk membuat orang lain merasa buruk atau membuat mereka terlihat bodoh di depan teman-teman.

Terkait: Candid Talk Tentang Evaluasi Kinerja

Sebaliknya, ciptakan peluang untuk membangun kepercayaan diri dan keterampilan. Ini sangat efektif ketika orang mengharapkan untuk dinilai. Situasi yang terbatas di mana orang tahu mereka sedang dievaluasi baik untuk memberikan umpan balik sambil belajar keterampilan.

2. Menjadi positif. Berikan setidaknya sebanyak umpan balik positif seperti yang Anda lakukan negatif. Umpan balik positif merangsang pusat hadiah di otak, membiarkan penerima terbuka untuk mengambil arah baru. Sementara itu, umpan balik negatif menunjukkan bahwa penyesuaian perlu dilakukan dan respons ancaman akan menyala dan sikap defensif muncul. Anda tidak perlu menghindari umpan balik negatif, atau korektif, sama sekali. Pastikan Anda mengikutinya dengan solusi atau hasil yang disarankan.

3. Harus spesifik. Orang-orang umumnya menanggapi lebih baik ke arah yang spesifik dan positif. Hindari mengatakan hal-hal seperti, "Anda harus lebih banyak bicara dalam rapat." Ini terlalu ambigu dan dapat ditafsirkan dalam banyak cara pribadi. Katakan sesuatu yang spesifik dan positif yang menunjuk pada tugas yang ingin Anda capai, seperti, "Anda pintar. Saya ingin mendengar setidaknya satu pendapat dari Anda dalam setiap pertemuan yang kita ikuti bersama."

Terkait: Kapan untuk Menetapkan Ulasan Kinerja Penjualan

4. Segera. Otak orang dewasa belajar paling baik dengan ketahuan beraksi. Jika Anda menunggu tiga bulan untuk memberi tahu seseorang bahwa kinerjanya rata-rata, ia biasanya tidak dapat memahami perubahan yang diperlukan untuk mengubah arah. Ini terlalu ambigu dan bergantung pada ingatan, yang bisa salah. Umpan balik yang produktif perlu sering diberikan. Dengan begitu, tinjauan kinerja hanya merupakan diskusi kolegial lainnya.

5. Sulit, bukan berarti. Ketika seseorang menjatuhkan bola ke tempat kerja dan Anda harus memberikan umpan balik kepadanya, mulailah dengan menanyakan perspektifnya tentang situasinya. Tolak mengatakan betapa bodohnya tindakannya, bahkan jika itu memang benar.

Terkait: Bagaimana Mendisiplinkan dan Memecat Karyawan

Berikutnya, berikan jenis umpan balik yang obyektif, spesifik, dan bergerak maju yang telah saya uraikan sebelumnya. Tanyakan apakah dia mengerti semua yang Anda harapkan. Informasikan kepada orang itu bahwa dia sedang dinilai dan Anda ada di sana untuk membantunya sukses. Seperti kata pepatah: "Orang-orang memiliki kebiasaan menjadi apa yang Anda dorong untuk menjadi, bukan apa yang Anda perkirakan."